Monitoring w zakładzie pracy

with Brak komentarzy

Dzień dobry !

Dzisiaj kilka słów o monitoringu w miejscu pracy. Jak pewnie wiecie, w związku z wejściem w życie RODO, ustawa Kodeks pracy została między innymi wzbogacona o art. 22² oraz art. 22³.

Co należy zrobić i na co się przygotować, jeśli chcemy, aby nasz monitoring był zgody z obowiązującymi przepisami? Pierwszą rzeczą, którą należy ustalić to rodzaj monitoringu, jaki mamy w swojej firmie.

Typy monitoringu, z którymi najczęściej się spotykam to:

  1. Monitoring wizyjny przy pomocy kamer
  2. Monitoring poczty służbowej
  3. Monitoring kontroli dostępu do pomieszczeń
  4. Monitoring czasu pracy pracowników
  5. Monitoring pojazdów służbowych GPS
  6. Monitoring pojazdów służbowych takich jak np. wózki widłowe
  7. Monitoring połączeń internetowych

Następnie musimy ustalić cel, zakres i sposób zastosowania monitoringu.

Według artykułu 22² § 6 KP możemy to zrobić w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu. Osobiście mając do czynienia z organizacjami zatrudniającymi powyżej 20 pracowników, które mają w obowiązku stworzyć regulamin pracy to właśnie w tym miejscu rekomenduje umieszczenie informacji o stosowanym monitoringu. Dlaczego? Przede wszystkim dlatego, że mając na uwadze obowiązek przekazania pracownikowi na piśmie informacji o celu, zakresie i sposobie zastosowania monitoringu oraz zebranie potwierdzenia od pracownika zapoznania się z regulaminem pracy kolokwialnie mówiąc, upieczemy dwie pieczenie na jednym ogniu. W tym miejscu muszę wspomnieć o tym, że spotkałem się z interpretacją tego zapisu, która mówiła o konieczności wydania osobnego dokumentu pracownikowi z informacjami o stosowanym monitoringu. Nie mogę się jednak z nią zgodzić. Sięgając do definicji zwrotu „na piśmie” według słownika PWN oznacza on przekazanie informacji w formie pisemnej, nieustnej. Nie uważam jednak, że forma pisemna oznaczać musi oddzielny dokument przekazywany pracownikowi, jednak chce, żebyście wiedzieli, że niektórzy rzeczywiście tak podchodzą do tej kwestii i wprowadzają dodatkowy dokument.

Celem wprowadzenia monitoringu jest zapewnienie ochrony pracowników, ochrona mienia, kontrola produkcji lub kontrola zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Zakres monitoringu określa między innymi pomieszczenia, które monitoringiem są lub mogą być objęte. Nie ma natomiast nigdzie kryteriów szczegółowości wskazywania zakresu takiego monitoringu i tutaj jestem zwolennikiem informowania pracownika o występowaniu monitoringu np. w magazynie A, korytarzu głównym centrali itd. W mojej opinii nie musimy wskazywać szczegółowego miejsca instalacji kamery, ale wyłącznie obszar, który monitoringiem jest objęty.

Sposób monitoringu to przykładowo monitoring wizyjny, monitoring kontroli dostępu pomieszczeń przy użyciu kart magnetycznych.

Ważnym elementem, o którym powinien pamiętać każdy z administratorów-pracodawców jest wyłączenie spod miejsc monitorowanych takich pomieszczeń jak stołówki, szatnie, łazienki, toalety lub pomieszczenia udostępnione zakładowej organizacji związkowej, chyba że jest to niezbędne do zapewnienia celu wprowadzenia monitoringu określonego w 22² § 1 KP i nie naruszy godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. W praktyce warunki wyłączenia zakazu monitorowania ww. pomieszczeń są niezwykle ciężkie do zrealizowania.

Nagrania obrazu z monitoringu wizyjnego administrator- pracodawca może maksymalnie przechowywać przez okres 3 miesięcy po upływie którego, jeśli nagranie nie stanowi dowodu np. kradzieży musi je usunąć. Pomieszczenia, które są monitorowane muszą zostać oznaczone w sposób widoczny i czytelny np. odpowiednim piktogramem.

Pracodawca również w celu zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe wykorzystanie służbowych narzędzi pracy może wprowadzić kontrolę służbowej poczty mailowej i inne formy monitoringu, które to nie mogą naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Określenie celu, zakresu, sposobu, a także pisemna informacja pracownika również mają w tym przypadku zastosowanie tak jak w przypadku monitoringu wizyjnego.

Ostatnią ważną kwestią jest konieczność poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Brak poinformowania pracowników o wprowadzonym monitoringiem może powodować ryzyko podważenia legalności jego zastosowania- pamiętajcie o tym!

Temat regulacji monitoringu jest niezwykle ciekawy, ale i może stanowić duży problem dla pracodawców- administratorów np. podczas realizowania praw osób, której dane dotyczą. Sławna już opinia Urzędu Ochrony Danych mówiąca o warunkowym posiadaniu „technicznej możliwości do zamazywania wizerunku innych osób na nagraniu” w przypadku chęci posiadania monitoringu wizyjnego nie jednemu pracodawcy przysporzyła wielu nerwów. Spokojnie jest w takiej sytuacji wyjście, ale o tym w innym artykule!

Serdecznie pozdrawiam i zachęcam do zadawania pytań w komentarzach!

Piotr

Leave a Reply